Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 23 septembre 2026

1. Introduction, responsable du traitement et RPRP

La présente politique de confidentialité explique comment WhereIsMyEvent (« nous »), service exploité par Arnaud Oltra, recueille, utilise, communique et protège vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre plateforme et nos services. WhereIsMyEvent agit à titre de responsable du traitement des renseignements personnels décrits dans la présente politique.

Nous nous engageons à protéger votre vie privée et à traiter vos renseignements de manière transparente et conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modernisée par la Loi 25.

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels :

• Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : Arnaud Oltra, fondateur.
• Pour le joindre : au moyen de notre formulaire de contact. Toute demande relative à vos renseignements personnels (accès, rectification, retrait, effacement) lui est acheminée et traitée.

2. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux finalités décrites ci-dessous :

• Renseignements de compte : prénom, nom, adresse courriel, nom de l'organisme et mot de passe (conservé sous forme de hachage sécurisé) lorsque vous créez un compte organisateur.
• Renseignements du formulaire de contact : nom, adresse courriel, nom de l'organisme et contenu du message que vous nous transmettez.
• Données d'événements : titres, descriptions, dates, lieux, adresses, images et catégories des événements que vous créez sur la plateforme.
• Statistiques du widget : données agrégées et anonymisées sur les interactions avec le widget (vues, clics sur les pastilles, ajouts au calendrier). Nous ne suivons pas individuellement les utilisateurs finaux du widget.
• Renseignements de facturation : l'offre est facturée par entente et sur facture. Le Service ne recueille ni ne conserve de numéro de carte de crédit ou de coordonnées bancaires; nous conservons uniquement les renseignements nécessaires à la facturation de votre organisme.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, renseignements sur l'appareil et journaux d'accès, à des fins de sécurité et de bon fonctionnement du Service.
• Abonnement aux notifications d'événements : lorsqu'un citoyen choisit de recevoir les notifications des événements d'un organisme, nous recueillons son adresse courriel ainsi que les catégories et la fréquence qu'il sélectionne. L'abonnement est confirmé par un lien de validation (double consentement) et peut être annulé en tout temps depuis chaque courriel envoyé.

3. Finalités et consentement

Nous utilisons vos renseignements pour les finalités suivantes :

• fournir, exploiter et maintenir le Service;
• gérer votre compte et l'accès de votre équipe;
• répondre aux demandes soumises par le formulaire de contact et assurer le suivi commercial correspondant;
• envoyer des courriels transactionnels (vérification de compte, liens de connexion, invitations d'équipe);
• facturer l'offre à votre organisme;
• produire des statistiques agrégées et des rapports d'utilisation pour votre tableau de bord;
• améliorer le Service, corriger des anomalies et développer de nouvelles fonctions;
• assurer la sécurité, prévenir la fraude et les abus;
• respecter nos obligations légales.

La collecte et l'utilisation de vos renseignements reposent sur votre consentement, donné librement et de façon éclairée lorsque vous créez un compte ou soumettez le formulaire de contact, ainsi que sur l'exécution de notre entente de service et le respect de nos obligations légales. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps; ce retrait n'a pas d'effet rétroactif et peut limiter votre capacité à utiliser le Service.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins de publicité, de profilage ou de revente.

4. Communication à des tiers et fournisseurs de services

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels. Nous faisons appel à un nombre restreint de fournisseurs qui agissent pour notre compte et selon nos instructions, et qui sont liés par des obligations de confidentialité et de protection des renseignements :

• Hébergement de la plateforme : OVH.
• Envoi de courriels transactionnels : Resend.
• Polices d'écriture : Google Fonts — le chargement des polices sur les pages publiques transmet l'adresse IP du visiteur à Google.

Nous pouvons également communiquer vos renseignements dans les cas suivants :

• Exigences légales : lorsqu'une loi, un règlement, une procédure judiciaire ou une demande gouvernementale valide l'exige.
• Transferts d'entreprise : en cas de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, vos renseignements pourraient être transférés dans le cadre de la transaction. Nous vous aviserons de tout changement de cette nature.

5. Renseignements traités ou hébergés hors Québec

Certains de nos fournisseurs (hébergement, envoi de courriels) peuvent traiter ou héberger des renseignements à l'extérieur du Québec, y compris à l'extérieur du Canada. Avant de communiquer des renseignements personnels hors Québec, nous évaluons la protection dont ils bénéficieront — notamment leur sensibilité, la finalité de leur utilisation et les mesures de protection en place — et nous mettons en place les mesures contractuelles appropriées pour assurer une protection adéquate.

6. Témoins et suivi

La plateforme WhereIsMyEvent utilise des témoins (« cookies ») essentiels à l'authentification et à la gestion des sessions. Nous n'utilisons pas de traceurs publicitaires tiers et ne procédons à aucun profilage.

Le widget de carte intégrable recueille des données de vues et d'interactions anonymisées à des fins statistiques. Ces données sont agrégées et ne permettent pas d'identifier des personnes. Le widget ne charge aucun script de suivi tiers.

7. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, après quoi nous les détruisons ou les anonymisons. À titre indicatif :

• Renseignements de compte : conservés jusqu'à la suppression de votre compte.
• Données d'événements : conservées jusqu'à la suppression des événements ou de votre compte.
• Renseignements du formulaire de contact : conservés jusqu'à 24 mois après le dernier échange, puis supprimés ou anonymisés.
• Statistiques : conservées sous forme agrégée jusqu'à 24 mois.
• Abonnés aux notifications : conservés jusqu'à ce que la personne se désabonne, après quoi son adresse courriel est retirée ou anonymisée.
• Registres de facturation : conservés conformément aux obligations fiscales et comptables applicables (généralement jusqu'à six ans).
• Journaux de serveur : conservés jusqu'à 90 jours.

Dès la suppression de votre compte, nous supprimerons vos renseignements personnels dans un délai de 30 jours, sauf lorsque la loi en exige la conservation.

8. Vos droits et comment les exercer

Vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Accès : obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.
• Retrait du consentement : retirer en tout temps le consentement que vous avez donné.
• Effacement et désindexation : demander la suppression de vos renseignements et de votre compte, ou la cessation de leur diffusion, dans les cas prévus par la loi.
• Portabilité : recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis.
• Limitation et opposition : demander que nous limitions certains traitements ou vous y opposer dans les circonstances prévues par la loi.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels au moyen de notre formulaire de contact. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. L'exercice de ces droits est gratuit; nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.

9. Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels qui produirait des effets juridiques ou vous affecterait de manière importante. Si cela devait changer, nous vous en informerions et vous donnerions l'occasion de présenter vos observations.

10. Sécurité et incidents de confidentialité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos renseignements, notamment :

• le chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS);
• le hachage sécurisé des mots de passe;
• des contrôles d'accès selon les rôles;
• des revues et des mises à jour de sécurité régulières;
• une collecte minimale des renseignements (nous ne recueillons que ce qui est nécessaire).

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences, consignons l'incident dans un registre et avisons les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information du Québec lorsque la loi l'exige. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'étant sûre à 100 %, nous ne pouvons toutefois pas garantir une sécurité absolue.

11. Protection des renseignements des mineurs

Le Service ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'enfants. Si nous apprenons que nous avons recueilli de tels renseignements, nous les supprimerons rapidement. Si vous croyez qu'un enfant nous a fourni des renseignements personnels, veuillez nous joindre.

12. Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. Lorsque nous apportons des changements importants, nous vous en aviserons par courriel ou au moyen du Service. La date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page indique quand la politique a été révisée pour la dernière fois.

13. Nous joindre et recours

Pour toute question concernant la présente politique ou pour exercer vos droits, joignez notre responsable de la protection des renseignements personnels, Arnaud Oltra, au moyen de notre formulaire de contact.

Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de votre demande, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).